Qui et comment informer ?
A retenir :
La première mission de la communication est d'informer les membres de ce qui se passe au sein de l'association, et cela de la manière la plus large possible.
Les informations s'inscrivent dans le cadre des messages que l'on veut faire passer.
Le premier des rôles de la communication interne est d'informer les membres de la stratégie de l'association et des actions qu'elle entend mener. Elle vise donc à une parfaite transparence, meilleur antidote de la rumeur.
Elle est d'autant plus nécessaire que le nombre de membres est important, dispersé géographiquement.
L'information portera sur :
- le fonctionnement de l'association (qui fait quoi ?)
- les activités habituelles de l'association
- les opérations exceptionnelles (communication-événement, participation à des tables rondes, à des réunions, des conférences, etc.)
- les décisions prises par les différentes instances
- l'avancement des dossiers (sans attendre la décision finale)
- les prises de position de l'association (les annoncer ou, quand il y a eu urgence, les justifier).
Des messages clairs
L'ensemble des informations internes ne constitue pas pour autant des messages. Leur diffusion doit donc correspondre à la volonté de l'association et de ses dirigeants de faire passer des messages qui peuvent être les suivants :
- transparence (la volonté de communiquer en interne en est la preuve ...)
- action sur le terrain
- développement
- mobilisation autour de plans d'action annuels ou pluriannuels
- revendication
- défense d'une cause
- sensibilisation du public
- etc.
Un carrefour : l'assemblée générale
Dans bon nombre d'associations, l'assemblée générale est le lieu privilégié de la communication interne. Unité de lieu et de temps : tout le monde est là pour recevoir messages et informations.
Malgré son utilité, l'assemblée générale n'est qu'un « petit » moment de communication interne (un jour par an) et son côté statutaire ne donne pas une véritable vision du fonctionnement de l'association et de l'accomplissement réel des tâches qu'elle s'est assignée.
Un soin particulier pourra alors être porté sur l'organisation et l'animation de cette réunion un peu particulière.