Assemblée des membres
A retenir :
- L'assemblée des membres est une instance obligatoire,
- L'assemblée regroupe l'ensemble des membres de l'association,
- Les statuts doivent obligatoirement prévoir une assemblée des membres, mais sont libres de déterminer sa composition, son fonctionnement et ses compétences,
- Différents types d'assemblées peuvent être prévues (Assemblée Générale Ordinaire, Assemblée Générale Extraordinaire...).
Les statuts ont l'obligation de prévoir une assemblée des membres, le code civil local laisse aux rédacteurs des statuts une grande liberté pour déterminer la composition, le fonctionnement et les compétences de cette assemblée.
L'assemblée des membres est communément désignée sous l'appellation "assemblée générale" dans les statuts, mais peut aussi être baptisée "haut-comité" ou "conférence annuelle", etc.
Composition
Les statuts doivent définir les conditions d'adhésion à l'association et de perte de la qualité de membre (décès, démission, exclusion...), ils peuvent également prévoir différentes catégories de membres (Cf. fiche : Membres des associations).
Compétences de l'assemblée des membres
L'assemblée des membres dispose d'une compétence de principe (article 32 du code civil local). Cette compétence s'étend à toutes les affaires qui ne relèvent pas de la direction ou d'un autre organe. Cependant les statuts peuvent en disposer autrement. Le code civil local garantit seulement à l'assemblée des compétences minimales : possibilité d'être convoquée et de délibérer chaque fois que l'intérêt de l'association l'exige (article 36 du code civil local), pouvoir de révoquer la direction et pouvoir de dissoudre l'association (article 41).
Fonctionnement de l'assemblée
Les textes n'imposent aucune périodicité pour réunir l'assemblée des membres. Il est toutefois conseillé de la réunir au moins une fois par an pour permettre un fonctionnement souple mais contrôlé de l'association, en adéquation avec les obligations comptables.
Les statuts doivent contenir les règles relatives :
1. à la convocation des membres :
- Mode de convocation (par courrier, fax, e-mail, affichage, parution dans la presse, etc.), et délais (exemple : 2 semaines avant la tenue de l'assemblée)
- Organe compétent pour convoquer l'assemblée (En général : l'assemblée générale ordinaire sera convoquée par le direction).
- L'assemblée doit également être convoquée lorsque le fraction des membres fixée par les statuts. A défaut, un dixième des membres, peut demander cette convocation par écrit en indiquant le but et les motifs (art. 37 du code civil local). Si la convocation n'a tout de même pas lieu, le tribunal d'instance peut habiliter les membres demandeurs à convoquer l'assemblée.
2. aux conditions de validité pour la tenue de l'assemblée :
- Un quorum (nombre ou proportion minimum de membres présents ou représentés pour que puisse se tenir l'assemblée) peut être fixé, mais ce n'est pas obligatoire
3. aux conditions de majorité requises pour la validité des décisions de l'assemblée :
Peuvent être prévus :
- Une majorité simple des membres présents ou représentés
- Une majorité renforcée (par exemple 3/4) des membres pour certaines décisions (exemple : modification des statuts)
- L'unanimité pour les décisions très importantes (exemple : modification de l'objet de l'association)
4. au mode de scrutin : par correspondance, secret, main levée, etc.
5. à la personne chargée de l'établissement du procès verbal de l'assemblée et sa consignation
Le vote par procuration ou par correspondance ne peut être utilisé si les statuts ne prévoient pas cette possibilité.
Il convient de préciser de combien de mandats chaque membre peut-être porteur.
Une assemblée particulière : l'assemblée constitutive : Assemblée composée des membres fondateurs, compétente pour adopter les statuts et composer la première direction.
Conseils :
- Il est possible de prévoir une assemblée générale "ordinaire" pour les affaires courantes et une assemblée "extraordinaire" compétente pour des décisions importantes comme les modifications de l'objet, du but, de la structure juridique ou la dissolution.
- Éviter de laisser seulement à l'assemblée des membres ses compétences minimales mais ne pas lui attribuer non plus trop de pouvoirs pouvant entraîner une paralysie de l'association.
- En pratique, la direction se voit confier la gestion au quotidien et l'assemblée les compétences qui s'exercent plus rarement (vote du budget, contrôle de l'activité de la direction, approbation des rapports d'activités, financiers, etc.).
- Les modalités de convocation et les points mis à l'ordre du jour doivent être clairs et précis pour que chaque membre ait facilement connaissance des dates de réunion, que l'ordre du jour puisse être discuté valablement, et que personne ne puisse invoquer une irrégularité.
Pour vous aider INSTITUT DU DROIT LOCAL