A retenir :

Se réunir à distance peut être une alternative intéressante aux réunions en présentiel.

De nombreux outils, gratuits ou payants, existent, faciles d'utilisation. Il convient néanmoins de respecter certaines règles de "bonne conduite" :

 

Définir le travail de l'animateur

Pour garantir l'efficacité d'un groupe de travail sur Internet, il est vivement recommandé de faire appel à un animateur. Ce dernier pourra être secondé dans l'accomplissement d'autres tâches telles que les questionnements, les synthèses, la veille documentaire, la traduction, etc... Les fonctions à remplir ne diffèrent pas fondamentalement de celles que les animateurs de sessions de travail classiques assurent ; elles réclament en revanche une bonne maîtrise de l'écrit et de l'outil informatique. L'animation sur Internet requiert des qualités de flexibilité particulières. Le ton adopté joue davantage sur l'incitation que sur l'ordre (encouragements à s'exprimer, demande de compléments d'informations...). On doit en outre s'efforcer de poser des questions ouvertes, rechercher le consensus, interpeller, relancer la discussion, proposer des synthèses, faire respecter les règles de fonctionnement et ramener les participants au sujet du débat lorsqu'ils s'en éloignent. Une relation de confiance doit s'établir entre les membres du groupe et l'animateur. Celui-ci contribuera à créer un environnement aux participants de s'exprimer.

Déterminer la taille du groupe

La taille d'un groupe de travail sur Internet doit rester raisonnable (de dix à cinquante personnes). Une insuffisance de participants limite les échanges et le nombre de contributions, au risque de décourager le groupe. Une participation trop nombreuse risque d'entraîner des interventions excessives et incontrôlées. Il importe d'obtenir un rythme d'échanges régulier. L'augmentation du nombre de participants peut nécessiter de scinder le groupe de travail en plusieurs sous-groupes.

Connaître les participants

L'expérience montre que la circulation d'informations et la réflexion autour d'un thème s'établit plus facilement entre des personnes qui se connaissent déjà. Pour amorcer les échanges via la messagerie électronique, l'animateur peut décider d'organiser une rencontre réelle des participants. Fixées régulièrement, de telles entrevues peuvent insuffler une dynamique au groupe de travail. On incitera les participants à présenter leurs activités, leurs compétences et leurs centres d'intérêt. Archivées sur le Web, ces présentations permettent aux nouveaux arrivants de se familiariser avec les membres du groupe.

 

 


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Pour vous aider :

MAISON DES ASSOCIATIONS DE STRASBOURG
Fondation de France