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A retenir :

Chaque association ayant du personnel aura un jour ou l’autre un contrôle d’URSSAF. Elle doit donc veiller à connaître les règles d’assujettissement aux cotisations sociales qui s’appliquent aux rémunérations et autres avantages accordées à ses collaborateurs.


Introduction

Toute rémunération salariale est soumise obligatoirement à des cotisations sociales versées par les employeurs à divers organismes sociaux :

  • L’URSSAF pour les cotisations d’assurance maladie, maternité, vieillesse, accident de travail et allocations familiales
  • L’ASSEDIC pour les cotisations d’assurance chômage
  • Une caisse de retraite complémentaire

Parmi ces organismes sociaux, l’URSSAF est fondée à effectuer des contrôles périodiques auprès de tous les employeurs afin de vérifier que l’ensemble des rémunérations ou avantages accordés aux salariés fait l’objet des versements de cotisations dues.

A quelle fréquence est on contrôlé ?

Il n’y a pas de règle établie. Tout dépend de la charge de travail des contrôleurs de l’Urssaf dont vous dépendez ainsi que des directives données chaque année par le directeur de l’Urssaf. En effet chaque année un plan de vérification déterminera les secteurs à vérifier en priorité.

Cependant certaines associations sont plus fréquemment contrôlées que d’autre.

Il s’agit des associations employant beaucoup de personnels, ou qui ont déposé leur première déclaration dans l’année. Les associations dont l’activité se situe dans la restauration, l’hébergement, le nettoyage, ou le gardiennage ont également plus de risques de se faire contrôler régulièrement.

De même, si votre association a déjà été redressée une première fois ou si vous renvoyez régulièrement vos déclarations en retard, il est fort probable qu’un contrôleur viendra vous rendre visite plus rapidement.

De toute façon les contrôleurs essaient dans la mesure du possible de raccourcir le délai entre deux visites à trois ans (Délais de prescription en matière de recouvrement Urssaf)

Est on informé d’un futur contrôle ?

Pas forcement ! Si vous faites l’objet d’un contrôle sur pièce il est même fort probable que vous ne soyez jamais informé sauf si le contrôleur a des compléments d’information à vous demander.

De même si vous êtes suspecté d’employer des travailleurs clandestins.

La plupart du temps un avis de passage vous est tout de même envoyé au moins huit jours auparavant. En cas d’empêchement il convient de déplacer le rendez vous car mieux vaut ne pas fâcher prématurément votre contrôleur (Téléphonez lui au moins huit jour auparavant si possible).

Quelle est la forme du contrôle ?

On l’a déjà dit, le contrôle sur pièce se fait généralement directement à l’Urssaf et vous n’êtes pas informé. Une première vérification est effectuée directement lors de la saisie des bordereaux. Là sont relevées les erreurs d’addition ou de cohérence et généralement un rappel assorti d’une majoration vous est rapidement envoyé. Mais il peut également avoir lieu sur place. Dans ce cas il est conseillé de consulter la notice d’explication qui est jointe à l’avis de passage et qui stipule les documents à préparer.

Comment recevoir le contrôleur ?

Il faut respecter les règles élémentaires de courtoisies et permettre à votre inspecteur de s’asseoir à une table où il pourra étudier les documents que vous aurez pris soin de préparer. Généralement il vous sera demandé des éléments de votre comptabilité. Le contrôleur pourra ainsi vous réclamer le grand livre des comptes, la balance ou le détail de certains comptes (Frais de déplacements, défraiements, missions réception ....) ou tout autre document imposé par le droit du travail (fiches de paies, journal de paie, registre d’entrée - sortie...)

Sachez que le contrôleur pourra interroger toute personne rémunérée par votre association mais il n’a pas le droit de se rendre au domicile de ces personnes. Les anciens salariés, les clients ou fournisseurs peuvent également être interrogés.

Le contrôleur ne peut pas partir lui même à la recherche des documents ni les sortir de votre association sans votre autorisation.

Quels sont les éléments les plus vérifiés ?

Déplacements et frais professionnels

Ils ne sont en principe pas soumis à charges sociales s’il s’agit bien d’une dépense professionnelle mais attention :

Il faut impérativement pouvoir présenter un justificatif.

Pour les frais de déplacements : pensez à utiliser les barèmes de remboursement kilométrique fournis par les impôts et reconnu par l’Urssaf. Demandez à vos salariés de justifier leur motif de déplacement et le nombre de kilomètres parcourus. Enfin si vous remboursez en fonction du nombre de kilomètre, vous ne pouvez prendre en charge ni l’essence, ni l’assurance, ni la vignette automobile. Enfin attention aux voitures de fonction. Si cette dernière est également utilisée pour des besoins privés, il faut pouvoir justifier le nombre de kilomètres professionnels et réintégrer la part non professionnelle sur la fiche de paie.

Régimes de prévoyance

Votre association peut décider de souscrire un plan de prévoyance au profit de l’ensemble des salariés. Mais attention le montant annuel de cotisations (maladie, décès, invalidité) ne doit pas dépasser 19 % du plafond annuel de la Sécurité sociale (soit 5544,96 euros de cotisations /salarié) et à condition que les éventuelles contribution de l’employeur aux régimes de capitalisation retraite ne dépassent pas 85 % de ce même plafond (soit 24806,40 euros par salarié pour 2003).

Honoraires ou salaires

Il arrive fréquemment que les facture d’honoraires versés par les association soient remises en cause par le contrôleur Urssaf pour le simple motif qu’il existe un lien de subordination entre l’intervenant et l’association. Attention donc à laisser ce dernier libre de son organisation, ou de son programme de travail. La Loi Madelin de 95 a prévu une procédure de consultation préalable de l’Urssaf en cas de doute. Une réponse sera fourni par l’Urssaf dans les deux mois. Attention également à vérifier que votre prestataire est à même de vous fournir un justificatif de son statut de travailleur indépendant (N° Siret ou N° Urssaf)

Les primes et transactions

Il va vous falloir faire la différence entre les primes de Noël, de bilan, de bon résultat, de précarité, les indemnités de congés payés, de préavis ... qui sont assujetties à cotisations et d’autre part les primes venant compenser un préjudice né d’une rupture de contrat par exemple Ces dernières ne sont pas assujetties si elles ne dépassent pas le montant légal. Si elles le dépassent, il faudra assujettir le dépassement à CSG et RDS.

Les contrats assortis d’ exonérations

Certains contrats de travail sont assortis d’exonérations de charges sociales (CES.. ). Si vous accordez une prime de Noël à votre CES ou si vous faites effectuer des heures complémentaires supérieures à 1/10ème de son temps de travail contractuel à votre salarié à temps partiel il faudra assujettir les sommes correspondantes aux charges sociales à taux plein.

Les indemnités de stage

Vous avez assuré l’encadrement d’un stagiaire au sein de votre association. Comme vous êtes très satisfait de son travail, vous lui avez versé une indemnité à l’issue de son stage. Attention : vérifiez bien la législation.

Si le stage est un stage obligatoire, conventionné par un établissement scolaire, vous pouvez verser jusqu’à 30 % du SMIC au 1er Janvier à votre étudiant (soit 3,60 euros par heure de stage) sinon ou au delà de ce plafond il faudra assujettir l’indemnité à cotisations sociales.

Si le stage est facultatif et pas nécessaire à l'obtention du diplôme et si vous versez moins de 25 % du SMIC à votre stagiaire, vous serez exonéré des charges salariales Urssaf mais pas des cotisations patronales. Au delà de 25 %, il faudra cotiser sur la totalité de l’indemnité.

Les cadeaux et prises en charges diverses

Les tarifs préférentiels de plus de 30 % sur les objets vendus par l’association sont assimilés à des salaires et donc à réintégrer dans la base de cotisation sous forme d’avantage en nature.

Attention aux prises en charge d’abonnement et de communications téléphoniques de téléphones mobiles mis à la disposition d’un salarié ou d’un bénévole. Il faut réintégrer le montant des communications personnelles dans la base sociale. En effet l’Urssaf considère qu’il s’agit d’un avantage en nature assimilable à une rémunération.

Si votre association a un comité d’entreprise, les cadeaux versés directement par l’association sont assujettis à cotisations sociales. Si votre association ne dispose pas de comité d’entreprise, seuls les cadeaux ne dépassant pas 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale sont exonérés de charges.

Quel est le formalisme à respecter à l’issue du contrôle ?

Après le contrôle, vous recevrez par écrit le compte rendu de l’inspecteur stipulant le montant de l’éventuel redressement. Vous disposerez d’un délai de 15 jours pour renvoyer signée cette notification accompagnée ou non de vos réclamations. Si vous ne recevez pas cette notification, les mises en demeure ultérieures de l’Urssaf peuvent être entachées de nullité.

Nous rappelons à nos adhérents que si à l’heure actuelle il n’existe pas de lien informatifs entre l’Urssaf et les autres caisses sociales (Assedic, retraite, formation professionnelle, congés spectacles ...) ce ne sera peut être plus le cas par la suite. De toute façon une association redressée par l’Urssaf serait pénalement en faute si elle ne régularisait pas la situation auprès des autres caisses.

Peut on contester un redressement ?

Si vous contestez le redressement, l’Urssaf vous enverra par lettre recommandée une mise en demeure mentionnant la période concernée, le montant des recouvrements et leur nature. Faute de précisions suffisantes l’employeur pourrait voir une éventuelle poursuite judiciaire tourner en sa faveur.

Attention à ne pas dépasser le délai d’un mois laissé par l’Urssaf pour régler les cotisations même si vous souhaitez ultérieurement en contester le bien fondé car certains centres Urssaf sont prompts à mandater un huissier de justice pour parvenir à leur fin.

Quelles sont les sanctions en cas d’impayé ?

Vous aurez des pénalités à payer. Il est toutefois possible d’en demander la remise gracieuse auprès de la commission des recours amiables.

Il existe toutefois des sanctions juridiques qui viennent s’ajouter aux sanctions économiques. L’infraction peut donner lieu à des poursuites devant un tribunal de police (ou d’instance) ou devant un tribunal correctionnel selon le montant des sommes en jeu.

Signalons enfin que si votre association demande une licence d’entrepreneur de spectacles, il faudra fournir entre autre au Ministère de la Culture une attestation prouvant que vous êtes à jour de toutes cotisations sociales.

Pour vous aider :
Union Recouvrement des Cotisations de Sécurité Sociale et d'Allocations Familiales
ARCHIMENE