Accueillir un nouveau salarié

L'accueil

N'oubliez pas qu'en dehors des formalités administratives qui vous incombent en tant qu'employeur, le bon accueil d'un nouveau salarié est tout aussi important. Il faut donc préparer et encadrer son arrivée :

• Préparer son poste de travail et s'assurer qu'il aura à disposition le jour de son arrivé tout le matériel nécessaire et opérationnel (ordinateur, téléphone, fournitures de bureau, paramètres informatiques, codes d'accès, etc.
• Envoyer un email à l'ensemble de l'équipe afin de l'informer de l'accueil d'un nouvel arrivant en précisant sa fonction, son adresse email, son numéro de téléphone, le jour et l'heure de son arrivée.
• L'accueillir en lui faisant visiter les locaux ainsi que l'ensemble de l'équipe, lui remettre éventuellement un livret d'accueil ou des documents de présentation de la structure.

Le contrat de travail

L'établissement d'un contrat de travail écrit est obligatoire pour tous les contrats sauf concernant le CDI à temps complet. Toutefois, même dans le cas d'un CDI à temps complet, il vous est vivement recommandé d'avoir recours à un contrat écrit.

Important : aucun salarié (excepté ceux en CDI à temps plein) ne peut commencer sa prestation de travail sans avoir signé un contrat. Il est donc important que le contrat soit signé par les deux parties avant le premier jour de travail et au plus tard le premier jour de travail. Cette obligation engage la responsabilité de l'employeur, aussi, le salarié ayant commencé sans contrat, peut exiger d'être embauché en CDI.

Les clauses devant figurer dans le contrat de travail peuvent varier selon la nature du contrat, vous trouverez le détail des mentions obligatoires via le lien suivant :

https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F1906

Les formalités d'embauche

La déclaration d'existence :

Lorsqu'une association veut employer du personnel et ne dispose pas d'un numéro de SIRET, elle doit souscrire une déclaration d'existence. Cette déclaration est à effectuer auprès de l'URSSAF, qui est l'Union pour le Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d'Allocations Familiales. C'est un organisme chargé de la collecte des cotisations salariales et patronales destinées à financer la Sécurité Sociale. Pour les associations, l'URSSAF joue le rôle de Centre de Formalités des Entreprises (CFE

2. La Déclaration préalable à l'Embauche (DPAE) :

nominative préalable à l'embauche, immatriculation du salarié au régime de Sécurité Sociale, affiliation au régime d'assurance chômage, Déclaration nominative Préalable A l'Embauche (DPAE) ; demande d'adhésion à un service de médecine du travail ; déclaration d'embauche du salarié auprès du centre de médecine du travail en vue de la visite médicale obligatoire ; la liste des salariés embauchés pour le pré établissement de la Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS), ...)
Vous pouvez effectuer cette démarche :

• Sur Internet via le site : https://www.due.urssaf.fr/declarant/index.jsf
• Par courrier recommandé avec A/R ou télécopie adressée au service DUE de l'URSSAF dont relève votre structure.

Munissez-vous des documents suivants : numéro Siret, code APE, nom et prénom(s) de votre futur salarié, son numéro de Sécurité Sociale,...

Vous remettrez à votre salarié le volet détachable de l'accusé de réception relatif à la déclaration reprenant l'ensemble des informations sauf si le contrat de travail établi dès l'embauche comprend la mention de l'identité de l'organisme de protection sociale.

Cette déclaration doit être effectuée au plus tard le dernier jour ouvrable précédent l'embauche.

Le Chèque Emploi Associatif : CEA

Il s'adresse aux associations à but non lucratif de moins de 9 salariés. Il a pour objectif d'alléger les formalités liées à l'embauche d'un salarié.

Si vous souhaitez avoir recours à ce dispositif vous pouvez vous adresser à votre établissement bancaire qui vous remettra votre chéquier ainsi que le formulaire d'adhésion qui comporte une autorisation de prélèvement de cotisations sociales sur votre compte. Suite à cela, votre banque vous remet gratuitement le carnet "Chèque Emploi Associatif" personnalisé au nom de l'association.

Les associations utilisant ce dispositif ne sont pas concernées par la Déclaration Unique d'Embauche puisque l'utilisation du Chèque Emploi Associatif vaut déclaration auprès de l'ensemble des administrations ou organismes intéressés.

Vous trouverez davantage d'informations relatives au CEA et à son utilisation via le lien suivant :

https://www.cea.urssaf.fr/ceawebinfo/cms/index.html

ATTENTION :
Profession Sport et Loisirs Alsace atttire l'attention des dirigeants sur le fait que le CEA ne tient pas compte des dispositions imposées par la CCNS, comme l'obligation de prévoyance ou de cotisation due à/aux Opérateurs de compétences (OPCO). Tout en ayant un faible coût, la gestion administrative de l'emploi via le dispositif « Impact Emploi » est beaucoup plus sécurisée, et donc intéressante pour certaines associations.

Le registre unique du personnel :

Sur le registre unique du personnel tenu à jour doivent figurer, dans l'ordre d'embauchage et de façon indélébile, les noms et prénoms de tous les salariés occupés par l'association à quelque titre que ce soit. Des indications complémentaires doivent être portées sur ce registre pour chaque salarié : nationalité ; date de naissance ; sexe ; emploi ; qualification ; dates d'entrée et de sortie de l'établissement, lorsqu'une autorisation d'embauchage ou de licenciement est requise, la date de cette autorisation ou, à défaut, la date de la demande d'autorisation.

En sus des indications énumérées au paragraphe précédent, les mentions suivantes doivent être portées :

• Pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d'un titre autorisant l'exercice d'une activité salariée : le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail ;
• Pour les jeunes travailleurs sous contrat d'apprentissage, de qualification ou d'adaptation : la mention « apprenti », « contrat de qualification » ou « contrat d'adaptation ».
• Pour les travailleurs sous contrat à durée déterminée : la mention « contrat à durée déterminée ».
• Pour les travailleurs à temps partiel : la mention « travailleur à temps partiel ».
• Pour les travailleurs temporaires : la mention « travailleur temporaire » ainsi que le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire.
• Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs : la mention « mis à disposition par un groupement d'employeurs » ainsi que la dénomination et l'adresse de ce dernier.

A noter :

• Les mentions relatives à des événements postérieurs à l'embauchage doivent être portées au moment où ceux-ci surviennent ;
• Les mentions obligatoires portées sur le registre doivent être conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l'établissement.
• La tenue de ce registre est obligatoire et peut être réalisée sur un support informatique.
• Les utilisateurs de chèques emploi associatifs et les employeurs particuliers sont exemptés de la tenue du registre unique du personnel.

La visite de prévention et d'information :

La VIP est réalisée soit par le médecin du travail (qui exerce dans un service de santé au travail), soit par un professionnel de santé (par exemple, par un interne en médecine ou un infirmier). Cette visite est réalisée dans un délai maximum de 3 mois à partir de la prise effective du poste de travail.
Pour le travailleur de nuit et le travailleur âgé de moins de 18 ans, la visite est réalisée préalablement à son affectation. Dans ce cas, le médecin du travail peut prescrire, s'il le juge utile, des examens spécialisés complémentaires, qui sont à la charge de l'employeur.
Dans tous les cas, la VIP permet :

• d'interroger le salarié sur son état de santé,
• de l'informer sur les risques liés à son poste de travail,
• de le sensibiliser sur les moyens de prévention à mettre en oeuvre,
• et de l'informer de son droit de bénéficier, à tout moment, d'une visite à sa demande avec le médecin du travail.

Un dossier médical en santé au travail est ouvert. À la fin de chaque VIP, le médecin du travail ou le professionnel de santé délivre une attestation de suivi au travail au salarié et à l'employeur.
À noter : le médecin du travail n'a pas le droit de transmettre à l'employeur des informations médicales sur le salarié sauf celles qu'il est obligé de lui communiquer (aptitude sans restriction ou demande d'aménagement de poste par exemple).
Conséquences de la VIP :

• VIP réalisée par un professionnel de santé : le professionnel de santé qui a effectué cette visite peut orienter sans délai le salarié vers le médecin du travail. Cette nouvelle visite, effectuée par le médecin du travail, a notamment pour objet de proposer des adaptations du poste ou l'affectation à d'autres postes.
• VIP réalisée par le médecin du travail : le médecin du travail peut proposer des adaptations du poste ou l'affectation à d'autres postes. S'il le juge nécessaire, il peut proposer à l'employeur des mesures individuelles telles qu'une mutation ou une transformation de poste. L'employeur doit prendre en considération les propositions du médecin du travail et, en cas de refus, en faire connaître ses motifs.

Conséquences des visites sur le temps de travail
Le temps consacré pour les visites et les examens médicaux, y compris les examens complémentaires, est soit pris sur les heures de travail du salarié sans qu'aucune retenue de salaire ne puisse être opérée, soit rémunéré comme temps de travail effectif lorsque ces examens ne peuvent pas avoir lieu pendant les heures de travail. Le temps de transport et les frais sont pris en charge par l'employeur.
Renouvellement de la visite :
Le travailleur bénéficie d'un renouvellement de la visite dans un délai maximum de 5 ans à partir de la 1re visite. Le délai est fixé par le médecin du travail. Dans certains cas, le travailleur bénéficie d'un renouvellement de la visite dans un délai maximum de 3 ans à compter de la 1re visite notamment pour les travailleurs handicapés, titulaires d'une pension d'invalidité, de nuit.
Recours :
Les infractions aux règles relatives à la médecine du travail sont punies de l'amende prévue pour les contraventions de 5ème classe, c'est-à-dire 1500 euros au plus (article R4745-1 du code du travail). En cas de récidive dans le délai de trois ans, l'employeur encourt une amende de 3750 euros et une peine d'emprisonnement de 4 mois (article L4745-1 et article R4745-1 du code du travail).

De même, tout salarié qui ne se présente pas à un contrôle médical peut se voir licencié.

L'affiliation aux caisses de retraite complémentaire et de prévoyance :

L'association devra s'affilier auprès d'une caisse de retraite complémentaire et d'une caisse de prévoyance. La demande s'effectue par courrier, en indiquant le projet d'embauche à une certaine date d'un salarié et par conséquent, demande l'affiliation du futur salarié.

L'affiliation à un OPCO :

Un Opérateur de Compétences, qui finance l'apprentissage, aide les branches à construire les certifications professionnelles et accompagne les structures pour définir leurs besoins en formation.

Le document unique d'évaluation des risques professionnels

Les structures employeuses sont tenues d'élaborer et de tenir à disposition un document unique d'évaluation des risques professionnels qu'encourent ses salariés.
Il s'agit d'un support papier ou numérique qui expose l'analyse des risques auxquels sont soumis les salariés. Un inventaire des risques sur les lieux de travail doit donc être réalisé : il doit identifier les dangers potentiels susceptibles de causer un dommage pour la santé, liés à un équipement, à la configuration des locaux, à une méthode de travail, au stockage de certains produits, etc. Le document unique doit être mis à jour tous les ans ou lors de toute décision d'aménagement important (nouvel équipement, changement de l'organisation du travail, etc.).

Pour vous aider  Profession Sport et Loisirs Alsace