Organisation de la fonction communication au sein de l'association
A retenir :
Toute association communique avec l'extérieur. Encore faut-il qu'une réelle politique de communication soit définie. Pour cela, des personnes doivent être dûment mandatées pour éviter tout dérapage et tout brouillage d'image. L'objectif est d'assurer la cohésion de l'association à l'extérieur. La taille et la nature de l'association influeront directement sur la fonction de communication au sein de l'association.
Les instances de la communication
- Le bureau de l'association : Est le lieu naturel de la communication. C'est là que s'élaborent les messages à diffuser, et surtout, la validation de ces messages. Il est garant de tout ce que l'association va dire ou écrire. Si le bureau de l'association devient de facto la caisse de résonance d'une communication définie ailleurs il sera paralysé dans son action en cas de crise.
- L'assemblée générale : Constitue un moment privilégié de la communication de l'association. Le président et son bureau informent les membres des actions passées ou à venir. La définition des stratégies servira de support à la politique de communication : quelles priorités, quel plan d'action, avec quels moyens, en combien de temps, qui fait quoi ?
- Les réunions spécifiques : Peuvent être utiles quand le rôle de la communication devient primordial, voire crucial : organisation d'une opération d'envergure, prise de position par rapport à un événement politique, crise dans le domaine d'activité de l'association ou en son propre sein, sollicitation pressante des médias, etc.
Les rôles de la fonction communication
- Le porte-parole de l'association : c'est souvent le président qui occupe cette fonction. Son rôle est de rendre la mission et les actions de l'association visibles au public, par le truchement d'une figure facilement identifiable. Le porte-parole s'exprime aussi en cas de crise et l'on jugera souvent la crédibilité de l'association à l'aune de l'image transmise par le porte-parole.
- Le community manager : c'est en quelque sorte la voix de l'association sur les réseaux sociaux. Il publie sur les réseaux, répond aux commentaires, son rôle est de créer de l'engagement. Contrairement au porte-parole, le community manager n'est pas identifiable en tant que personne. Il devra construire une ligne éditoriale et s'y tenir, tant en matière de tonalité adoptée, que d'attitude dans les différentes interactions de l'association avec les internautes.
- Les rôles flottants : pour mobiliser et responsabiliser les bénévoles, mais aussi pour ne pas faire porter la lourdeur de la tâche à une seule personne, il peut être judicieux de moduler les attributions de telle ou telle fonction de communication en fonction des compétences de chacun (bénévole ou salarié) ou en fonction de leurs disponibilités. Ainsi on pourra déléguer la communication autour d'un événement spécifique à un bénévole ou une équipe de bénévoles qui se sont particulièrement investis sur le sujet. Ils seront plus à même de fournir photos, contenus pertinents et attrayants.
A ÉVITER ABSOLUMENT : LE FLOU ARTISTIQUE
L'improvisation ne pardonne pas en matière de communication. A tout moment, il faut savoir qui est habilité à communiquer avec l'extérieur. Une prise de position intempestive émanant d'une personne non habilitée peut provoquer d'énormes dégâts à l'image de l'association et susciter le trouble en son sein.