Réunions
A retenir :
- Les réunions sont un moment privilégié de la communication interne.
- Elles sont l'occasion d'améliorer les échanges au sein de l'association et de participer à l'élaboration et à la mise en place des stratégies et des actions.
- Pour cela, elles doivent être efficaces, permettre la prise de parole de chacun, tout en évitant la « réunionite » ou la frustration des participants.
Alsace Mouvement associatif propose régulièrement une formation "Savoir animer une réunion", qui aborde les techniques ludiques et interactives d'animation de réunion.
Renseignements et inscriptions dans la rubrique formation du site.
La réunion est un exercice de communication en temps réel : des informations sont diffusées, échangées et discutées.
Quel que soit le contexte (discussion avant décision, échanges exploratoires, suivi d'un dossier, préparation d'un événement, crise), la réunion doit obéir à un certain nombre d'exigences si l'on veut qu'elle reste productive.
Un ordre du jour
- définition du jour, de l'heure, de la durée et du lieu de la réunion
- énumération des thèmes abordés
- nom des intervenant(e)s
- temps de parole prévu pour les intervenant(e)s et pour la discussion
Les points divers
Comme leur nom l'indique, ils sont consacrés à des thèmes a priori mineurs ou non prévus au moment de la rédaction de l'ordre du jour. Parfois, ils cachent des non-dits et le vrai motif de la réunion (conflits d'intérêts, désaccords sur la stratégie par exemple)
L'importance de l'animation
Si l'on veut qu'une réunion débouche sur des résultats concrets, elle doit être « pilotée » par un animateur/une animatrice, souvent choisi(e) en raison de sa position hiérarchique (le président/la présidente, ou le/la responsable de telle ou telle commission), ce qui n'est pas toujours la meilleure solution...
Le choix doit tenir de la capacité de l'animateur à :
- faire respecter l'ordre du jour
- veiller à une bonne distribution des temps de parole ( et à solliciter l'avis de ceux qui ne disent rien)
- imposer des règles (respect d'autrui en particulier) pour établir un climat propice
- interrompre les bavardages intempestifs
- établir des synthèses intermédiaires pour faire apparaître l'avancement de la discussion ou les prises de décision
- préparer les supports, les locaux, les dossiers à remettre aux participants
Le tour de table
Après chaque point important de l'ordre du jour, surtout ceux qui engagent l'association ou qui font apparaître des désaccords profonds, l'animateur/l'animatrice a tout intérêt à obtenir l'avis de tous les présents. Il doit, dans le même temps, éviter que l'on revienne à discuter d'autres points qui ont déjà fait l'objet d'une décision.
Le rôle du secrétaire
Une réunion doit laisser des traces. Il convient donc de désigner un secrétaire qui relèvera notamment les points acquis. Cela permettra de confectionner le compte-rendu de la réunion et l'ordre du jour à venir.
Si l'animateur/l'animatrice fait l'effort d'établir des synthèses intermédiaires, le rôle du/de la secrétaire en sera grandement facilité tout en favorisant une meilleure compréhension et participation des participant(e)s.
Le compte-rendu
Il constitue la mémoire de l'association. Mais il ne faut oublier de le diffuser à l'ensemble des membres, sauf s'il s'agit d'une réunion purement technique sans effet sur la marche générale de l'association.
La diffusion d'un tel document renforce la transparence et la cohésion du groupe.
Le guide "Débattre autrement" édité par ANIMAFAC téléchargez le guide